伝わる資料の基本構成：誰でも使える5つの型
投稿日：2025年7月24日
カテゴリー：資料作成術
【はじめに】
「なんだか伝わりにくい」「資料が読まれていない気がする」
そんな悩みを抱えている人は少なくありません。資料作成においてもっとも大切なのは「構成」です。
構成を意識するだけで、内容はそのままでも伝わり方がガラッと変わります。
今回は誰でもすぐに活用できる「伝わる資料の5つの構成パターン」と、ChatGPTでの活用法もあわせてご紹介します。
【型1：PREP法（結論→理由→具体例→まとめ）】
一番ベーシックな構成です。プレゼンや報告資料で使うと、端的に要点が伝わります。
例：
結論「このツールは導入すべきです」
理由「業務効率が上がり、コストも削減できるからです」
具体例「実際にA社では導入後、作業時間が30％短縮されました」
まとめ「以上の理由から、導入は非常に効果的です」
ChatGPTプロンプト例：
「PREP法で、このサービスの魅力を紹介してください」
【型2：問題提起→原因分析→解決策提示】
企画書や提案書でよく使われる型です。
「なぜこの提案が必要なのか？」を納得させたい時に有効です。
・今、こんな課題があります
・原因はこうです
・それに対して、こんな解決策を考えました
ChatGPTプロンプト例：
「社内コミュニケーションの課題を洗い出し、原因と解決策を文章にしてください」
【型3：時系列型（Before → After）】
変化を見せたい時に有効な構成です。Before（改善前）とAfter（改善後）の違いを明確にすると、説得力が増します。
・導入前の状態
・導入後の成果
・その違いから得られる価値
ChatGPTプロンプト例：
「AI導入前と導入後の業務効率の変化を時系列で説明してください」
【型4：3つのポイントで説明】
「3つの理由で説明します」など、話が整理されていてわかりやすくなります。
読み手の記憶にも残りやすい形式です。
・理由1
・理由2
・理由3（まとめ）
ChatGPTプロンプト例：
「このツールを導入すべき3つの理由を、簡潔に書いてください」
【型5：FAQ型（よくある質問→答える）】
資料の最後や補足資料として便利な形式です。
相手が抱きそうな疑問を先回りして解消できます。
・Q：費用はどれくらいかかりますか？
・A：初期費用は無料で、月額は5,000円です。
ChatGPTプロンプト例：
「このサービスについて、想定される質問と回答を3セット作ってください」
【まとめ】
資料が「伝わらない」と感じたら、まずは構成を見直してみましょう。
今回紹介した5つの型は、どれも汎用性が高く、仕事のあらゆる場面で使えます。
さらにChatGPTを活用すれば、構成に沿った文章も短時間で仕上がります。
伝わる資料作成の第一歩として、ぜひ今日から取り入れてみてください。
目的にあったプロンプトが簡単に検索＆コピペできる！
AIプロンプトマスター
「なんだか伝わりにくい」「資料が読まれていない気がする」
そんな悩みを抱えている人は少なくありません。資料作成においてもっとも大切なのは「構成」です。
構成を意識するだけで、内容はそのままでも伝わり方がガラッと変わります。
今回は誰でもすぐに活用できる「伝わる資料の5つの構成パターン」と、ChatGPTでの活用法もあわせてご紹介します。
【型1：PREP法（結論→理由→具体例→まとめ）】
一番ベーシックな構成です。プレゼンや報告資料で使うと、端的に要点が伝わります。
例：
結論「このツールは導入すべきです」
理由「業務効率が上がり、コストも削減できるからです」
具体例「実際にA社では導入後、作業時間が30％短縮されました」
まとめ「以上の理由から、導入は非常に効果的です」
ChatGPTプロンプト例：
「PREP法で、このサービスの魅力を紹介してください」
【型2：問題提起→原因分析→解決策提示】
企画書や提案書でよく使われる型です。
「なぜこの提案が必要なのか？」を納得させたい時に有効です。
・今、こんな課題があります
・原因はこうです
・それに対して、こんな解決策を考えました
ChatGPTプロンプト例：
「社内コミュニケーションの課題を洗い出し、原因と解決策を文章にしてください」
【型3：時系列型（Before → After）】
変化を見せたい時に有効な構成です。Before（改善前）とAfter（改善後）の違いを明確にすると、説得力が増します。
・導入前の状態
・導入後の成果
・その違いから得られる価値
ChatGPTプロンプト例：
「AI導入前と導入後の業務効率の変化を時系列で説明してください」
【型4：3つのポイントで説明】
「3つの理由で説明します」など、話が整理されていてわかりやすくなります。
読み手の記憶にも残りやすい形式です。
・理由1
・理由2
・理由3（まとめ）
ChatGPTプロンプト例：
「このツールを導入すべき3つの理由を、簡潔に書いてください」
【型5：FAQ型（よくある質問→答える）】
資料の最後や補足資料として便利な形式です。
相手が抱きそうな疑問を先回りして解消できます。
・Q：費用はどれくらいかかりますか？
・A：初期費用は無料で、月額は5,000円です。
ChatGPTプロンプト例：
「このサービスについて、想定される質問と回答を3セット作ってください」
【まとめ】
資料が「伝わらない」と感じたら、まずは構成を見直してみましょう。
今回紹介した5つの型は、どれも汎用性が高く、仕事のあらゆる場面で使えます。
さらにChatGPTを活用すれば、構成に沿った文章も短時間で仕上がります。
伝わる資料作成の第一歩として、ぜひ今日から取り入れてみてください。
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