社内共有資料をAIで素早く整える3つのポイント
投稿日：2025年7月24日
カテゴリー：資料作成術
【はじめに】
議事録、業務報告、進捗共有など、社内向けの資料は毎日のように発生します。
しかし「急いで作ったから読みづらい」「伝わりづらい」と言われた経験、ありませんか？
そんなときに頼れるのが、ChatGPTなどのAIツールです。
今回は、社内向け資料を効率よく・わかりやすく整えるための3つのポイントを紹介します。
【ポイント1：文章の簡潔化はAIに任せる】
社内資料では「長すぎる説明」は逆効果。
伝えるべきポイントを整理し、端的に表現することが求められます。
ChatGPT活用例：
プロンプト例：
「以下の文章を社内向けに、3文以内で簡潔にまとめてください」
「この業務報告を上司向けに丁寧に言い換えてください」
AIを使えば、重要な部分を残したままスッキリとした文章に仕上げてくれます。
【ポイント2：構成は「結論→理由→補足」で整理】
読む人がすぐに要点を把握できるよう、「結論ファースト」の構成が有効です。
ChatGPT活用例：
プロンプト例：
「この内容を結論→理由→補足の順で並べ替えてください」
「要点だけを3行に整理して、箇条書きにしてください」
プレゼン資料やSlack共有文などにもそのまま使える形で出力されます。
【ポイント3：書き手のクセや口調を整える】
「丁寧すぎる」「砕けすぎている」など、社内共有では口調の調整も重要です。
AIにトーンを指定して調整させることで、誰が読んでも違和感のない文に整えられます。
ChatGPT活用例：
プロンプト例：
「この文章を社内共有用に、少し丁寧だけど固すぎない表現にしてください」
「同僚に送る文として、カジュアルすぎない程度に調整してください」
文体のブレを整えることで、読みやすさ・伝わりやすさがアップします。
【まとめ】
社内資料はスピードも大切ですが、内容の伝わりやすさも欠かせません。
ChatGPTを使えば、「言い換え」「要約」「構成整理」などが一瞬ででき、手間をかけずにクオリティを保てます。
日々の業務効率を上げるために、まずは1通の報告文からAIを取り入れてみてください。
目的にあったプロンプトが簡単に検索＆コピペできる！
AIプロンプトマスター
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伝えるべきポイントを整理し、端的に表現することが求められます。
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「以下の文章を社内向けに、3文以内で簡潔にまとめてください」
「この業務報告を上司向けに丁寧に言い換えてください」
AIを使えば、重要な部分を残したままスッキリとした文章に仕上げてくれます。
【ポイント2：構成は「結論→理由→補足」で整理】
読む人がすぐに要点を把握できるよう、「結論ファースト」の構成が有効です。
ChatGPT活用例：
プロンプト例：
「この内容を結論→理由→補足の順で並べ替えてください」
「要点だけを3行に整理して、箇条書きにしてください」
プレゼン資料やSlack共有文などにもそのまま使える形で出力されます。
【ポイント3：書き手のクセや口調を整える】
「丁寧すぎる」「砕けすぎている」など、社内共有では口調の調整も重要です。
AIにトーンを指定して調整させることで、誰が読んでも違和感のない文に整えられます。
ChatGPT活用例：
プロンプト例：
「この文章を社内共有用に、少し丁寧だけど固すぎない表現にしてください」
「同僚に送る文として、カジュアルすぎない程度に調整してください」
文体のブレを整えることで、読みやすさ・伝わりやすさがアップします。
【まとめ】
社内資料はスピードも大切ですが、内容の伝わりやすさも欠かせません。
ChatGPTを使えば、「言い換え」「要約」「構成整理」などが一瞬ででき、手間をかけずにクオリティを保てます。
日々の業務効率を上げるために、まずは1通の報告文からAIを取り入れてみてください。
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